Aunque muchos no lo sepan, las reuniones tienen un protocolo de conducta que facilita la ejecución de los procesos para las personas que está allí reunidas. Sabemos que suena raro, pero vamos a ponerte un ejemplo: cuando te reúnes con tu equipo de trabajo lo que esperas es que tus colaboradores -en un abrir y cerrar de ojos- tengan claro todo lo que has dicho y que, de la misma manera, comiencen a aportar ideas para todo fluya con eficacia y rapidez, ¿verdad? Bueno, cuando esto no sucede seguramente tendrá que ver con el hecho de que no estás aplicando un buen protocolo de reunión. ¡Tranquilo! Que el pánico no cunda, aquí te explicamos qué debes tener en cuenta y que conductas hay que desechar desde ya. ¡Acompáñanos! 😉
Códigos de conducta para tener una reunión exitosa
Infografía ofrecida por Wrike – Software Para La Gestión De Proyectos
Todos aquí sabemos que no hay mejor satisfacción que la del deber cumplido; por eso es importante que tus reuniones cumplan con los estándares básicos de comunicación y atención que determinado tema necesita para ser comprendido y trabajado. Con el fin de aumentar la productividad en tus reuniones, Wrike ha dispuesto una infografía con el resumen de todo lo que debes y no debes hacer; la encuentras al final del artículo. ¡Aprovéchala!
1. Cosas que sí o sí debes hacer:
Practica tu presentación
Vamos a ver, si buscas que tus colaboradores tengan la atención puesta en aquello que estás diciendo, entonces es indispensable contar con un buen discurso; uno donde se note que sabes del tema, en el que no tengas que aprenderte todo de memoria y aun así, poder explicar cualquier cosa por mínima que sea. Pero… ¿Sabes cómo se logra eso? ¡Exactamente! Practicando, practicando y practicando. Fija palabras claves que debes mencionar, busca buenos ejemplos para hacer más sencilla la recepción de información; pero sobre todo, fíjate en tu entonación y tono de voz al hablar.
Que tus herramientas nunca fallen
Es momento de la presentación, cuando de repente escuchas o lees un mensaje donde se te advierte que tu micrófono o cámara no está funcionando. ¿Qué haces? Claro, tratar de solucionarlo, pero ¿sabes que eso implica tiempo y desgaste que deberían estar encaminados a tu presentación? Bueno, para que esto no suceda, no olvides NUNCA probar cámara, micrófonos y altavoces antes de comenzar.
Proyecta una buena imagen
Ya sea si realizas una presentación virtual o de manera presencia, lo importante es que tu público, colaboradores, jefes o clientes, vean en ti una persona segura y confiable. ¿Cómo lo logras? En realidad es muy sencillo; tan solo debes vestirte adecuadamente para la ocasión, ser puntual, estar en un lugar donde ese respeto se imponga. ¡Toma nota!
Comienza con el pie derecho
Unos segundos antes de que comiences a hablar, es importante que te cerciores de iniciar con el pie derecho: preséntate, cierra todas las pestañas de tu navegador que no sean absolutamente necesarias y activa la función de video en caso de que hallan asistentes remotos. Con estos tres sencillos pasos estamos seguros de que comenzarás muy bien.
Tu amiga inseparable: la presentación
Para nadie es un secreto que una excelente reunión implica un buen apoyo visual. Aquí es donde entran cuestiones como qué tan larga debe ser, o, qué imágenes poner, incluso, qué color debe tener. Como verás, las buenas presentaciones trasmiten todo, por ello asegúrate de que sean cortas, concisas y divertidas.
No hay que ser grosero
Aunque parezca obvio, nos parece relevante decirlo: no uses el móvil a menos que de verdad lo necesites. En las reuniones, especialmente las virtuales, es común que las personas utilicen el móvil para encontrar alguna distracción; pero, aparte de ser grosero es inoficioso, te quita tiempo y energía. Así que en horario de reunión, trata de evitarlo a toda costa.
Anotaciones finales
Para cerrar con las cosas que sí o sí debes hacer, te traemos nada más y nada menos que los clásicos de clásicos: silencia tu micrófono mientras otros hablan, procura ser atento y amable con tus colaboradores, siempre toma notas de las cosas propuestas, deja las preguntas para el final y por supuesto, da las gracias una vez termines. Créenos, no te arrepentirás de este pequeño pero sustancioso protocolo… ¡Ya nos contarás!
2. Lo que nunca debes hacer:
Deja para otro momento el multitasking
Hay cosas que nos funcionan en ciertas situaciones y otras en las que no lo hacen demasiado; el multitasking es una de ellas. Deja de lado esa idea de realizar varias tareas a la vez (por lo menos en lo que termina tu presentación), porque esto te impedirá focalizar tu atención.
No extiendas la reunión
Otra cosa que debes evitar es extender el tiempo programado para la reunión; en este caso es casi imperativo respetar el tiempo de tus oyentes, de esta manera evitarás cualquier tipo de reclamo o mala cara que fracture el proceso de tu reunión.
Terminar sin proponer medidas
Por último, pero no menos importante, te sugerimos que antes de concluir la reunión tengas presente los pasos siguientes para trabajar los procesos que requieras trabajar. Compártelo con tus colaboradores, y asigna tareas a las que debes dar seguimiento la próxima vez.
