En cualquier empresa o negocio son muy importantes las reuniones de equipo. Estas permiten que los miembros puedan coordinar tareas y estar al tanto del progreso o retroceso de los pendientes. Además de ser claves en cualquier proceso, las reuniones de equipo permiten fomentar la unión y el buen trato entre los compañeros de trabajo.
Sin embargo, muchas veces, estas reuniones suelen ser una pérdida de tiempo. Según se ha calculado, un gran porcentaje de los miembros suelen desconcentrarse durante las reuniones. Esto solo conlleva a reuniones excesivamente largas y sin un objetivo claro. De ahí que las mejores empresas y líderes busquen estrategias para hacer de aquellas reuniones un espacio fructífero. Si quieres conocer cuáles son estos consejos, no dejes de leer. A continuación te contamos todo lo que debes saber.
Índice
¿Cómo hacer tus reuniones más eficaces y productivas?
Como bien lo mencionamos al inicio, el mayor problema con las reuniones es la falta de un objetivo claro, lo cual, a su vez, hace que los participantes se desconcentren. Es desde este punto del que surgen las siguientes estrategias recomendadas. Si las sigues, te garantizamos que tus reuniones, al igual que su planeación, serán mucho más sencillas y útiles para la empresa. Ahora si, en la siguiente infografía encontrarás una certera explicación de las mejores estrategias para tus reuniones de trabajo.
Infografía ofrecida por Wrike – Software De Gestión De Proyectos
Algunas frases para la eficacia de tus reuniones
Ya con aquellas estrategias en mente, hemos querido compartirte algunas frases que te ayudarán a implementarlas. Recuerda que, más allá de contar con una buena estrategia, la clave del éxito está en su forma de implementación.
1. Todo el mundo es un genio. Pero si juzgas a un pez por su habilidad para trepar un árbol, se pasará toda la vida creyendo que es estúpido. – Albert Einstein
Einstein refleja bien la primera estrategia para las reuniones de trabajo: «Reduce la lista de participantes». Antes de comenzar la reunión, determina cuáles miembros son indispensables. Evita llamar a la reunión a aquellos miembros que no cuentan con las habilidades o funciones que requieres para los objetivos planteados.
2. Saber escoger el tiempo es ahorrar tiempo. – Francis Bacon
A pesar de haber nacido en 1561, el pensamiento de Bacon resulta actual. Como bien lo menciona la infografía, una de las estrategias es «Reduce a la mitad la duración de la reunión». Y es que muchas veces la reuniones se extienden sin motivo alguno. Esto implica que los trabajadores pierdan tiempo de sus demás funciones y además no aporta nada. Sé conciso. Así las reuniones serán eficientes y rápidas.
3. Sin una atención selectiva, la experiencia sería un completo caos. – Daniel Goleman
Goleman es un psicólogo y escritor que bien resume la tercera estrategia: «Capta la atención desde el comienzo». Si los miembros del equipo entienden y se interesan por lo que está ocurriendo desde el inicio, la reunión será más que eficiente. Procura hablar claro y de manera concisa.
4. No hay ningún viento favorable para el que no sabe a qué puerto se dirige – Arthur Schopenhauer
Citamos esta frase de Schopenhauer para hablar sobre la cuarta estrategia: «Empieza con un resumen». Si desde el principio los trabajadores pueden resumir los puntos a tratar, la reunión será fluida y dinámica. Además, la capacidad de síntesis demostrará que realmente se ha comprendido el objetivo a lograr.
5. Un objetivo que no se escribe en papel es una simple fantasía. – Darren Hardy
Darren Hardy es un autor americano, orador y mentor. Su frase bien nos recuerda el punto número 5 de las estrategias para las reuniones de trabajo. Tal como lo dice la infografía, es necesario «ceñirte al programa». Si no escribes tus objetivos y los puntos a tratar durante la reunión, te desviarás. Lleva una agenda en la que vayas tachando a medida que la reunión avanza. De esta manera, te aseguras de cumplir con todos los objetivos y evitar distracciones. Si bien pueden surgir temas de debate interesantes, lo ideal es dejarlos para el final, ¡anótalos también en la agenda para recordarlos al final!
6. Para el artista dibujar es descubrir. – John Berger
Berger es un famoso crítico de arte que nos recuerda la sexta estrategia en la reuniones de trabajo: «Garabatea». Y es que está bien probado que esta forma de dibujo ayuda a fomentar el pensamiento y la creatividad. Estos dos factores pueden aportar grandes ideas durante las reuniones, además son una excelente manera de liberar a los trabajadores del estrés y de que se mantengan atentos durante las reuniones.
7. No puedes hacer grandes cosas si estás distraído por cosas pequeñas.– Anónimo
Si bien en la actualidad la tecnología es una gran amiga y aliada, es vital que entre tus estrategias para reuniones de trabajo «prohíbas el uso de dispositivos móviles». El timbre de cualquier llamada o notificación distrae al trabajador, incluso de manera inconsciente. La concentración resulta vital en la reuniones, tanto para que los trabajadores entiendan los objetivos como por hacerle más dinámica y eficiente. Por esto, te recomendamos tomar apuntes a mano.
8. Puedes hacer cualquier cosa, pero no todas las cosas. – David Allen
David Allen es un consultor e instructor de productividad que retrata muy bien la octava estrategia para las reuniones de trabajo. Como bien se muestra en la infografía, es vital que en las reuniones de trabajo haya que «asignar un responsable». Precisamente, las reuniones de trabajo son para unir al equipo. Un gran proyecto es fácil de lograr si se delegan tareas entre los miembros, asigna tareas congruentes con sus funciones y habilidades.
9. Llegar juntos es el principio. Mantenerse juntos, es el progreso. Trabajar juntos es el éxito. – Henry Ford.
Para terminar con las frases sobre las reuniones de trabajo, queremos mencionar al reconocido Henry Ford, empresario y fundador de la compañía Ford. La última estrategia menciona que es necesario saber «Quién hará qué y para cuándo»; una pregunta muy sencilla pero fundamental en cualquier proyecto. Pues bien, si todos los miembros están al tanto del progreso de sus compañeros, podrán mantenerse juntos para así progresar y llegar a la meta.
Con esto concluimos el artículo. Esperamos que estas frases y estrategias sobre las reuniones de trabajo te hayan resultado de utilidad. Recuerda que estos espacios son propicios y necesarios en cualquier espacio de trabajo, pero es aún más importante saber aprovecharlos. No se trata de hacer reuniones, solo porque sí, es necesario que implementes estas estrategias para que las reuniones sean productivas y exitosas.
