La gestión de proyectos es una de las áreas más interesantes para el desarrollo profesional en la modernidad. Se trata de un esquema que vienen incorporando desde las grandes trasnacionales hasta las pequeñas y medianas empresas, generando resultados muy positivos. Con las premisas de la organización, la planificación y el seguimiento, se consigue mejorar los tiempos de ejecución y elevar la eficiencia de los procesos. Para lograr el desarrollo de una buena gestión de proyectos, existen herramientas muy útiles como el software de gestión de proyectos. Con complementos de este tipo se puede tener una visualización mucho más cercana y abarcativa de los procesos. Si te desempeñas en esta área, te invitamos a conocer los 10 elementos esenciales del plan de proyecto perfecto, e incorporarlos en tus actividades diarias.
Infografía ofrecida por Wrike – Software Para Trabajo En Equipo
Los 10 elementos que no pueden faltar en tu plan de proyecto
1. Reúnete para hacer el esquema de justificación comercial y necesidades
Si estás en la búsqueda de formación sobre las mejores herramientas para desarrollar un plan de proyecto, el punto inicial es tener claro cuál es el rumbo de las acciones y las expectativas con el proyecto. Para ello es importante una reunión inicial en la que queden claras las metas, las expectativas y los pasos a seguir para lograr los objetivos. Todas las partes involucradas deben estar en comunicación y en conciencia de cuáles son sus necesidades, así como diseñar un plan de trabajo en el que queden claras las responsabilidades de cada participante y los tiempos de ejecución.
2. Realiza la lista de requerimientos y objetivos del proyecto
Y una vez que se han sentado las bases iniciales sobre las expectativas de lo que pretende lograrse con el proyecto, es fundamental dar un paso más hacia la especificidad, construyendo entre las partes involucradas una lista de los requerimientos y objetivos del proyecto. Es importante ser claro en los alcances de cada acción, así como la asignación del responsable.
3. Redacta la declaración de alcance del proyecto
Uno de los elementos que más problemas generan en la realización de proyectos es el incumplimiento de expectativas, y esto a su vez se genera por los problemas de comunicación y claridad en torno al alcance real del proyecto. Es importante que cada actor tenga expectativas realistas sobre lo que puede lograrse en el plazo que ha sido definido.
4. Haz una lista de entregables y su fecha de vencimiento
Este es un paso bastante ejecutivo, que nos permite llevar un control estrecho sobre los avances del trabajo. Se trata simplemente de llevar un listado de las tareas que deben ser ejecutadas, así como de sus plazos máximos de entrega.
5. Diseña el Cronograma detallado del proyecto
Y así como es importante llevar una lista general de tareas, también resulta vital llevar un cronograma general y detallado del proyecto, en el que no solo se incluyan las tareas sino el resto de las actividades, la contemplación de etapas y las fechas estimadas de inicio, desarrollo y culminación.
6. Realiza el plan de evaluación y gestión de riesgos
Otro aspecto fundamental para llevar a buen puerto un plan de proyectos es realizar un plan de evaluación y gestión de riesgos estricto y ajustado a los posibles escenarios que puedan presentarse. Esto permitirá que a la hora de que se presenten obstáculos, no paralicen o dañen en demasía el desarrollo de las operaciones, pues ya habremos evaluado rutas de acción para solucionarlos o superarlos.
7. Define los roles y las responsabilidades
Como te mencionamos en puntos anteriores, una de las grandes fallas que generan errores en la realización de proyectos es la poca claridad en la comunicación entre las partes. Cuando las personas no están plenamente conscientes de sus alcances, nos podemos topar con tareas mal hechas, hechas a media e incluso esfuerzos duplicados. En este sentido, es vital que tanto verbalmente como por escrito queden reflejados los roles y las responsabilidades de cada actor que participe en el proyecto.
8. Encárgate de la asignación de recursos
Cuando realizamos un proyecto, sea cual sea su naturaleza, se nos presentan diferentes tipos de necesidades que tendremos que solventar con los recursos que tengamos a disposición. En este sentido, hacer un buen manejo de ellos contribuye al logro de las metas de la manera más eficiente posible. Desde los recursos económicos con temas como el presupuesto por áreas, hasta los propios recursos humanos. Todo debe ser tenido en cuenta para el desarrollo de esta etapa.
9. Diseña el plan de control de calidad
El plan de control de calidad es de los aspectos más importantes, una vez que el proyecto ya ha sido puesto en marcha. Permite hacer un seguimiento de las acciones, verificando que se realicen conforme a las expectativas iniciales que fueron planteadas.
10. Realiza el plan de comunicación
Y el último de los pasos para realizar un plan de proyecto perfecto, es contemplar el diseño e implementación de un plan de comunicaciones abarcativo, en el que se tengan en cuenta las comunicaciones internas entre los ejecutores del proyecto, así como los vínculos con los clientes o demás factores involucrados. Una buena comunicación es garantía de claridad en lo que se espera, por lo que cumplirlo y llegar al éxito es mucho más sencillo.
